Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteet

 

Rovaniemen Kansalaistalon verkkosivujen tietosuojaseloste 1.4.2018


1. Rekisterinpitäjä

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Kansalaistalon verkkosivut

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan ja Kansalaistalon verkkosivujen käyttäjien välille syntyvät palveluiden käyttöehtosopimukset.

Suostumukseen pohjautuen verkkosivuilla käsitellään ja julkaistaan Rovaniemen Kansalaistalon toimintaan liittyvien yhteisöjen ja niiden edustajien yhteystietoja, tapahtuma- ja toimintakalentereihin ilmoitettuja tietoja (palvelussa määritellyin ja rajatuin ehdoin) sekä uutisia ja tiedotteita. Rekisteriin tallentuvia tietoja voivat olla esimerkiksi yhteisön nimi, yhteisön edustajan nimi, puhelinnumero, sähköposti tai muu yhteystieto.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ja tarkoituksena on myös verkkopalvelun ylläpitäjän ja verkkopalvelun loppukäyttäjää seuraavan palvelun välinen sopimus (Google Analytics). Yksittäisen loppukäyttäjän tietoja ei käsitellä tunnistettavasti. Lisäksi verkkopalveluun sijoitettujen yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden (Facebook, Twitter, Youtube) sisällöt keräävät loppukäyttäjistä henkilötietoja omien käyttöehtojensa mukaisesti, eikä Rovaniemen Kansalaistalo –verkkopalvelun ylläpito käsittele kyseisiä tietoja. Yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden tietosuojakäytäntöihin voi tutustua kussakin palvelussa erikseen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Kansalaistalon verkkosivujen henkilörekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • Yhteisön nimi
  • Yhteisön yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite
  • Rekisteröidyn suostumuksella kerätään tilavaraukseen liittyviä tietoja. Kyseisiä tietoja ovat tilaisuuden ajankohta, varauksen kesto, tapahtuman kuvaus, varattava tila ja mahdolliset lisätiedot

6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa.

Kerättyjä henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tietoja säilytetään historiallista ja tieteellistä tutkimusta varten.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rovaniemen Kansalaistalon tilavarausrekisterin tietosuojaseloste 1.4.2018


1. Rekisterinpitäjä

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Kansalaistalon tilavarausrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan ja tilavaraajan välille syntyvä sopimus tilan käytöstä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota eri yhteisöille mahdollisuus varata kokous- ja toimintatiloja Rovaniemen Kansalaistalosta. Rekisteritietoja käytetään tilojen varaamiseen sekä tarvittaessa kokouskahvitusten järjestämiseen tiloja varaaville yhteisöille.

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Kansalaistalon tilavarausrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • Yhteisön nimi
  • Yhteisön yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn suostumuksella kerätään tilavaraukseen liittyviä tietoja. Kyseisiä tietoja ovat tilaisuuden ajankohta, varauksen kesto, tapahtuman kuvaus, varattava tila ja mahdolliset lisätiedot
  • Mikäli yhteisö tilaa tilaisuuteen kokoustarjoilut kerätään rekisteröidyn suostumuksella tilaisuuteen osallistuvien määrä, mahdolliset erityisruokavaliot sekä laskutustiedot (=yhteisön nimi ja sähköpostiosoite).

6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse. Kahvitarjoiluihin liittyen luovutamme alihankkijalle vain välttämättömät tiedot, joita ovat tilausmäärä ja yksilöimättömät erityisruokavaliot. Emme luovuta alihankkijalle yhteisön nimeä tai muita yhteisöä koskevia yhteystietoja. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa. Yhteisön tehtyä sähköisen tilavarauksen ja hyväksyttyä käyttöehdot, tilavaraus siirtyy automaattisesti Kansalaistalon verkkosivujen tapahtumakalenteriin hyväksytyillä tiedoilla. Hyväksynnän yhteydessä yhteisö hyväksyy myös tilavarauksen käyttöehdot sekä Rovaniemen Kansalaistalon tilavarausrekisterin tietosuojaselosteen.

Tilavarausten varten kerättyjä tietoja säilytetään 2 vuoden ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste 1.4.2018

 

1. Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä
jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi
ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat:

  • Jäsenpalvelut
  • Jäsenviestintä
  • Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
  • Varainhankinta
  • Sähköinen ja suoramarkkinointi (vain suostumuksen antaneille)

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Keskusjärjestön ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisen mielenterveysseuran
jäsentiedot seuraavasti:

  • jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisen mielenterveysseuran  hallituksessa)
  • nimi ja postiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • jäsenyystiedot (jäsenlaji)
  • syntymävuosi
  • ammatti
  • jäsenmaksutiedot
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset

6. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Kyseessä on Suomen Mielenterveysseura liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Suomen Mielenterveysseuran keskitettyyn jäsenrekisteriin. Suomen Mielenterveysseura toimii jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisen mielenterveysseuran ilmoituksen mukaisesti. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisen mielenterveysseuran toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin
käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja
viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva
erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää
tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia
virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Paikallisen Mielenterveysseuran jäsenellä on milloin tahansa oikeus erota seuran jäsenyydestä ja pyytää tietojensa poistamista.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn
rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä
henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia.Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Jos Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli
muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

Rovaniemen seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan työpaikkahakemuksien henkilörekisterin tietosuojaseloste 1.4.2018


1. Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry /  Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry /  Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan työpaikkahakemuksien henkilörekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa, työsopimuslaki 55/2001 sekä yhdistyslain mukaiset velvoitteet.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on kartoittaa työhakijan soveltuvuutta avoinna olevaan työtehtävään.

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan työpaikkahakemusten henkilörekisterin yhteydessä muun muassa seuraavia tietoja:

  • Rekisteröidyn nimi
  • Osoitetiedot ja postitoimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Koulu- ja työtodistusjäljennökset
  • Työpaikkahakemus ja CV
  • Muut työpaikkahakemuksessa olevat tiedot

6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse. Tietoja käsittelee Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja ja yhdistyksen hallitus. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön on oikeutettu vain yhdistyksen toiminnanjohtaja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsee käsiksi vain yhdistyksen toiminnanjohtaja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa. Sähköpostilla tulleet työhakemukset siirretään koostetaulukkoon, josta valitaan yhdistyksen puheenjohtajan ja hallituksen päätöksellä haastatteluun kutsuttavat. Haettavaan tehtävään valitun henkilön tiedot tallennetaan toiminnanjohtajan asemalle. Muiden hakijoiden tiedot hävitetään 6 kuukauden kuluttua.

Kerättyjä tietoja säilytetään lainsäädännön ja viranomaisten vaatimusten mm. kirjapitolainsäädännön, rekisteröityjen tietoja koskevan erityislainsäädännön ja arkistointia koskevien vaatimusten mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai postitse.

Rovaniemen Neuvokkaan vapaaehtoisten toteutuneiden tuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisterin tietosuojaseloste 1.4.2018

 

1. Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Neuvokkaan vapaaehtoisten toteutuneiden tuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan ja vapaaehtoisten väliset sopimukset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat vapaaehtoistyöntuntien määrien kartoittaminen ja matkakulujen korvaaminen vapaaehtoisille. Vapaaehtoistyöntuntien määrät raportoidaan rahoittajalle ja yksilöimättömiä tietoja käytetään Rovaniemen Neuvokkaan toiminnasta tiedotettaessa.

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Neuvokkaan vapaaehtoisten tekemien vapaaehtoistyötuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisterin yhteydessä seuraavia tietoja:

  • vapaaehtoistyöntekijän nimi
  • osoite
  • postinumero- ja toimipaikka
  • tilinumero
  • Vapaaehtoistyötehtäviin liittyen kerätään seuraavat tiedot: vapaaehtoistyön toteutuspäivämäärä, tapahtuma/asia, vapaaehtoistyöhön käytetty aika, kilometrien kokonaismäärät, matkan yksikkökustannus, puheluiden ja tekstiviestien määrät ja vapaaehtoistyöstä koituneiden kulujen kokonaismäärä sekä yhteenveto vapaaehtoistyötunneista katsausjaksottain (5 kertaa vuodessa).

6. Tietolähteet
Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään vapaaehtoiseksi liittymisen yhteydessä sekä ”vapaaehtoistyön raportti ja matkalasku” ja ”yhteenveto vapaaehtoistyöntunneista kuukausittain” -lomakkeista.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä alihankkijoita. Tietoja käsittelee Rovaniemen Neuvokkaan henkilökunta vapaaehtoistyötuntien raportoinnin ja matkakulukorvausten maksamisen yhteydessä. Lisäksi rahoittajalle luovutetaan yksilöimättömät tiedot toteutuneista vapaaehtoistyötuntien määristä ja tietoja hyödynnetään Neuvokkaan toiminnasta tiedotettaessa. Myös Verohallinnolle ilmoitetaan vuoden vaihteessa maksetut kilometrikorvaukset. Nimiä tai yhteystietoja ei luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille ilman vapaaehtoisten suostumusta. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperiset vapaaehtoistyön raportti ja matkalasku- sekä yhteenveto vapaaehtoistyötunneista kuukausittain – lomakkeet tallennetaan lukittuihin kaappeihin, joihin on pääsy vain henkilökunnalla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään vapaaehtoisena toimimisen ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Säilytämme tietoja tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

Kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin tietosuojaseloste 1.4.2018

 

1. Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 0400 350 978

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry /  Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi
Kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin tietosuojaseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä yhdistyslain mukaiset velvoitteet.

Tietoja kerätään kurssien ja tapahtumien järjestämiseen sekä rahoittajille (STEA ja Rovaniemen kaupunki) raportointia varten. Rahoittajille toimitetaan maksatushakemuksien yhteydessä toiminnan todentamiseksi tilaisuuksiin ja matalan kynnyksen toimintaan osallistuneiden lukumäärä, ikähaarukka ja sukupuoli. Lisäksi kysytään sähköpostiosoite mahdollista palautteenkeruuta varten.  Osallistujalistat kerätään tilaisuuksista kirjallisesti. Yksilöimättömiä tietoja (ikä, sukupuoli, kävijämäärät) hyödynnetään myös Neuvokkaan julkisessa raportoinnissa.

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Neuvokkaan kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • Rekisteröidyn nimi
  • Sähköposti
  • Ikähaarukka
  • Sukupuoli

6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti itse. Kokouksien ja tapahtumien tarjoiluihin liittyen luovutamme alihankkijalle yksilöimättömät tiedot erityisruokavalioista. Emme luovuta alihankkijalle tilaisuuteen osallistuvan nimeä tai muita henkilöä koskevia yhteystietoja. Rahoittajalle toimitetaan maksatushakemuksien yhteydessä toiminnan todentamiseksi tilaisuuksien osallistuvien henkilöiden lukumäärä, allekirjoitus, ikähaarukka ja sukupuoli. Lisäksi kysytään sähköpostiosoite mahdollista palautteenkeruuta varten.  Osallistujalistat kerätään tilaisuuksista kirjallisesti.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa.

Kerättyjä tietoja säilytetään rahoittajan määrittelemän kirjanpidon säilytysajan mukaisesti ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

Kaikukortin tietosuojaseloste

Kaikukortin tietosuojaselosteen löydät Kulttuuri kuuluu kaikille -palvelun verkkosivuilta tästä linkistä.